Objeto Key Capital (Key Brokers S.A.S) establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para preservar la garantía constitucional de protección a la intimidad personal, previendo instrumentos y controles para dar un tratamiento adecuado y protección de datos personales. La presente Política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales Key Capital en su calidad de Responsable de la administración de los Datos Personales de sus Clientes, Usuarios, Proveedores, Empleados y Accionistas (en adelante Grupo de Interés) deberá conservar y preservar la integridad de los datos personales relacionados y a su vez, propender por el derecho que tiene el Grupo de Interés de conocer, actualizar rectificar y suprimir los datos y/o información, así como para revocar su autorización, de que haya sido capturada en las bases de datos y archivos. En consecuencia, el Titular de Datos Personales entregará su información de manera voluntaria, y al momento de impartir su autorización de Tratamiento, manifestará que ha leído y se encuentra conforme con las Políticas que en este documento se establecen.
Definiciones Los términos indicados a continuación deberán ser interpretados conforme las definiciones contenidas en la presente Sección, ya sea que se encuentren en singular o plural, salvo que del contexto se infiera otra cosa. Por lo que, cualquier otro término deberá ser entendido bajo el significado natural que le corresponde.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. Este consentimiento se entiende otorgado cuando se manifiesta: (i) por escrito, (ii) de forma oral, o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por la responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales (artículo 3 Ley 1581 de 2012).
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, ya sea en medio físico o electrónico.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular cuyo usa indebido puede generar su discriminación.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Grupo de Interés: Hace referencia a los clientes, usuarios, proveedores, empleados (activos o retirados), y accionistas de Key Capital.
Medio de Captura: Hace referencia a los medios de recolección de los Datos Personales de los Grupos de Interés, el cual puede ser físico o electrónico y puede incluir factores biométricos
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, publica o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos; Titular: Persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento, que para el caso de la presente política de Tratamiento de Datos corresponderá el Grupo de Interés.
Titular: Persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento, que para el caso de la presente Política de Tratameinto de Datos correspondera al grupo de interes.
Transferencia de Datos: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a si vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión de Datos: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulacion o suprecion.
Usuarios: Hace referencia a las personas naturales con quienes Key Capital no tienen relación contractual, pero puede llegar a tratar sus datos, ya sea porque el Titular los suministra o son enviados por terceros autorizados para suministrarla.
Normas Relacionadas
Artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
Ley Estatutaria 1266 de 2008: por la cual se dictan las disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
Ley Estatutaria 1581 de 2012: por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Decreto 1377 de 2013: por el cual se reglamenta la ley 1581 de 2012
Decreto 886 de 2014: por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Demás normas concordantes o que complementen, modifiquen, sustituyan o deroguen las aquí enunciadas.
Responsables Key Brokers, en su calidad de Responsable del tratamiento de Datos Personales, ha puesto a disposición del Titular, en la página WEB https://www.keycapital.co la presente Política así como el Aviso de Privacidad de que trata el Decreto 1377 de 2013, el cual se encuentra publicado en la página WEB descrita. Para Tratamiento de Datos serán responsables las personas que lideren las áreas mencionadas a continuación, según el Grupo de Interés o los medios de recolección de los Datos Personales:
Área Legal Johan Sebastián Jiménez Correo electrónico autorizado: legal@keycapital.co
Cheif Operating Officer (COO) Juan Carlos Aguilar Correo electrónico autorizado: jaguilar@keycapital.co
Autorización y Tratamiento de Datos En cumplimiento de las disposiciones vigentes, Key Capital obtendrá la autorización para el Tratamiento de Datos mediante comunicación escrita, oral o conductas inequívocas del titular y siempre de manera previa al tratamiento En los siguientes casos Key Capital no requerirá autorización del Titular para realizar el Tratamiento de Datos:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia medica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
Prevención, detección, monitoreo y control del Lavado de Activos y la Financiacion del Terrosimo.
Datos Sensibles
Tratamiento de Datos Para el tratamiento de los Datos Sensibles, tales como los biométricos: reconocimiento fácil o dactilar, Key Capital procurara estricta confidencialidad y seguridad, asimismo informa que:
El titular no está obligado a da su autorización.
El fin del tratamiento de esta información será comunicada de manera explícita y previa, y estará encaminada exclusivamente a realizar una efectiva verificación de la identidad de las personas, así como prevenir el fraude
El fin del tratamiento de esta información será comunicada de manera explícita y previa, y estará encaminada exclusivamente a realizar una efectiva verificación de la identidad de las personas, así como prevenir el fraude
Datos de niños, niñas y adolescentes Los Datos Personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:
Adelantar los análisis, evaluaciones y gestiones necesarios para el inicio, desarrollo, estructuración o culminación de cualquier relación contractual que surja o pueda surgir con Key Capital así como dar cumplimiento a los sistemas de administración de riesgos de la entidad, la normatividad aplicable vigente y a las órdenes impartidas por autoridades administrativas o judiciales
Para la atención de solicitudes, quejas, reclamos y para realizar análisis de riesgo en cumplimiento de la normatividad aplicable vigente a Key Capital
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios prestados por Key Capital
Suministrar a las asociaciones a las cuales pertenezca Key Capital los Datos Personales necesarios para la realización de estudios y en general la administración de sistemas de información del sector al cual corresponde Key Capital.
Adelantar actividades de promoción de los servicios prestados por Key Capital en desarrollo de su objeto social, y en general todas aquellas actividades asociadas con la relación comercial o vínculo existente entre el Titular de la información y Key Capital
Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial a través de la cual Key Capital llevan a cabo la comercialización de sus servicios.
Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los Datos Personales del Titular dentro y fuera del país, computación en la nube, a Encargados de Datos Personales.
Acceder y consultar los Datos Personales del Titular que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública ya sea nacional, internacional o extranjera.
Responsable de atención a Peticiones, Quejas, Consultas o Reclamos Para la Atención de petición, quejas, consultas o reclamos, serán responsables las instancias indicadas en el numeral cuarto (4°) de la presente Política de Tratamiento de Datos.
Procedimientos para acceder a la información y a ejercer derechos
Consultas Todo Titular o sus causahabientes tienen derecho a conocer la información Personal del Titular que repose en cualquier base de datos, previa acreditación de su respectiva calidad. Para materializar este derecho, las personas mencionadas podrán presentar consultas ante Key Capital, las cuales serán resueltas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día de recibo de esta. En caso de no ser posible atender la consulta en ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término; según lo consagrado en el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Solicitudes Formales
Formular la solicitud, reclamación, petición, o queja mediante comunicado dirigido al Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que soportan dicha reclamación, petición, queja o solicitud. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, el responsable de la base de datos correspondiente, de acuerdo con el numeral 4 de la presente política incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo se informará al interesado los motivos.
El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el Procedimiento para ejercer derechos ante el Responsable del Tratamiento.
Seguridad de la Información Key Capital ha implementado medidas de carácter Tecnológicas, Humanas y Administrativas óptimas y proporcionales para brindar seguridad a los registros y su tratamiento en todas sus etapas, evitando así la adulteración; pérdida; consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para este fin, entre otros mecanismos, así mismo se ha implementado unas Políticas de Seguridad de la Información, la cual reúne las mejores prácticas a seguir por parte de todos los colaboradores de Key Capital con el fin último de mitigar la mayoría de los riesgos de ciberseguridad a los que se pueda exponer la organización.
